当代“酷刑”之一:开会开会开会

外科医生、前特种部队成员、NBA教练:这些最聪明的人能想出一个让商务会议变得更好的办法吗?

学术研究表明,会议是最糟糕的。据咨询公司“清醒会议”(Lucid Meetings)估计,仅在美国,每天就有3600万到5600万的工作场所要开会。会议打断了员工们白天的工作,妨碍员工们进行有价值的深入工作,消耗着时间、士气和金钱。在《哈佛商业评论》2017年的一篇文章中,来自哈佛大学和波士顿大学的三位研究人员采访了一位高管。

“说实话,我认为大多数会议都是对人类灵魂的全面攻击,”牧师兼神圣设计实验室联合创始人苏•菲利普斯表示,神圣设计实验室是一家研究和设计咨询公司,总部位于美国华盛顿州塔科马,“人们的功能价值被降低了,在会议室里,他们到底是谁并不重要。”

上周,在斯坦福大学商学院的一间会议室里,一群研究人类行为的专家聚集在一起,菲利普斯就是其中之一。与会者包括心脏外科医生、前特种部队成员、NBA教练、神经科学家和精神领袖等,这些人聚集在一起,参加了一个叫做“登月峰会”的会议,讨论如何开展会议的问题。

对我们大多数人来说,商业会议远远达不到与“登月思维”联系在一起的那种宏大场面。按照硅谷的说法,“登月思维”指的是太空计划初期那种大胆的雄心壮志。例如,像气候变化这样的问题,毫无疑问值得有着聪明头脑的人们聚集在一起讨论……但普通会议呢?

1

“登月峰会”的组织者表示,这次会议的议题很普通,这正是它值得我们关注的原因。即使是最最聪明的人,也需要有着和他人聚集在一起的能力,与他人交换信息、做出决定。

高性能咨询公司limal Collective的联合创始人兼合伙人安迪•沃尔什表示:“对于一个表现出色的团队来说,收集意见十分重要,但这是人们常常忽略的事情之一。如果你没有有效地沟通,你就无法信息共享,也无法打破障碍,一次糟糕的会议可能会成为公司里的焦点。”

虽然在普通的会议室里可能不太明显,但会议技术在过去十年中已经取得了一些重大突破。两名前特种作战海军军官对美国联合特种作战任务组的日常会议做了简短的介绍,介绍的是斯坦利·麦克里斯特尔将军在2003年指挥美国精英反恐行动后开始的一次日常会议。这个90分钟的视频会议每天都召集了来自世界各地70个地区的7500人来参与——甚至有些人是在水下的潜艇里参会,有些人是在偏远的山区哨所里参会。

美国国防高级研究计划局(Darpa)目前正致力于一个名为“成功团队的人工社会智能”(Asist)的项目,这是一个帮助团队在会议中做出决策的人工智能工具。Asist是一个具有社会智能的“基于计算机的代理人”,它会旁观整场会议,观察人类参会者的行为,预测他们的行为,并在它认为决策过程偏离轨道时进行干预——本质上是一个数字仲裁者。

然而,大多数公司无法获得最先进的技术,或者——更重要的是——无法获得强烈的共同紧迫感和使命感,如果有一半的与会者认为开会是浪费时间,或者远程会议时外部干扰很大,那么最精妙复杂的会议工具也无济于事。

2

犹他大学组织心理学教授、盐湖城洛矶山职业与环境健康中心和会议效率中心主任乔•艾伦表示:“我们知道如何让会议变得更好,但人们会选择不让会议变得更好。”

艾伦喜欢会议。根据他自己的分析,学术文献中关于会议的研究论文和书籍有204篇。艾伦还写了一本有关会议的书籍,书名是《快乐会议:会议中印象管理和幽默风格的关键作用》,那么,现在我们该怎么做呢?

去年,艾伦和他的同事回顾了这些学术文献,得出了10条可以提高会议满意度和效率的总体原则,以下是他的总结版本:

  • 只邀请那些需要参加会议的人,与会者应该限于那些有能力完成任务的人。
  • 安排好会议时间,准时完成会议。如果会议内容可以在27分钟内结束,那么就不应该持续一个小时。
  • 灵活地使用会议议程。事先分发的详细议程可以让人们有所准备,但如果不按照议程来的话,它就会变得毫无用处,始终要保持着讨论的重点和任务。
  • 提前到达会议室——或者至少按时到达。迟到会浪费所有人的时间。此外,研究表明,会前几分钟的闲聊有助于人们在稍后的讨论中更自如地发言。
  • 事后汇报。会议结束后,领导应立即发送会议记录和任务项目,并明确指出负责跟进的人员。

3

峰会的第一项就是关于会议、团队行为等的各种演示,下午的时候,参会者分成几个小组,就如何让会议进行得更好这一问题进行头脑风暴。

在集思广益的会议上,参会者抛出了一些有创意的想法:让所有参会者都穿着统一的连衣裤,以消除等级制度;在会议开始时交换内容,迫使同事们交换彼此的想法;主持人可以根据热图来监控参会者的状况,参会者因为一个想法而感到身体紧张或兴奋;请一个专业的团队来策划主持会议。

然而,没有出现关于会议中断的统一理论。尽管峰会上聚集了大量的人才,但要提出一个可行的会议替代方案,一个8小时的研讨会还远远不够,痛苦的会议仍然每周都要进行。

对于那些以开会为生的人来说,这是一个宝贵的研究机会。还有一些参会者只是想离开办公室一天,在这些方面,这次峰会是成功的,好的会议是每个人都想参加的会议。

原文标题:Meetings are terrible. Can an elite team fix that?

原文地址:https://www.bbc.com/worklife/article/20191025meetings-are-terrible-can-an-elite-team-fix-that

原文作者:Corinne Purtill

译者:你喜欢吗

来源:译言网(yeeyan.org)

基于创作共同协议(BY-NC)在译言整合发布


来源:译言网

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注

此站点使用Akismet来减少垃圾评论。了解我们如何处理您的评论数据