为什么整天都在忙,重要的事却一件没做?

每当到了下班时间,你是否感觉到你最紧急的事情已经完成,最重要的事情却没做到呢?你不是唯一一个这么觉得的人。《消费者研究杂志》(Journal of Consumer Research)最近发表的一系列研究表明,人们一般会选择完成期限很短的任务,即使是存在期限较长、难度一样、奖励较大的任务的情况下,也是一样。


我们很自然的会想要完成期限紧迫的任务,把它从脑子里的待办事项清单中划掉。但是,许多人面临着这样一个矛盾比起相对不重要的任务来说,最有意义的任务却通常没有期限。你的重要事项可能与这些相关:

做符合你价值观的事(比如:做义务工、花更多时间陪陪孩子)

获得公众认可(受邀参与行业小组、写书)

提升重要技能(提升统计知识、学习新语言)

防患于未然(安排看医生做年度检查、为企业制定危机管理协议) 

如果你和大多数人一样的话,就会在执行一些较不重要但有时间限制的任务(比如:为参加会议预订酒店客房、清理电子邮件收件箱、写月度通讯)的过程中,把这些重要事项抛诸脑后。

对于这种局面,你能怎么办呢?我整理出了一系列实用的策略和技巧,但是要知道的是,这些建议都不会帮助你做出完美的选择。毕竟,导致人们停滞不前的,正是对于完美的追求。相反,你要实施一些策略,让你无需太多努力,也能逐步向正确的方向前进。

为重要任务做安排

研究表明,安排好执行任务的时间和地点,会大大提升任务完成的可能性。

对于非常重要却回避已久的任务,我喜欢使用的策略叫做“清理甲板”,意思是:给某项任务分配一整天的时间,并在这段时间里只执行这项任务。我最近使用了这个策咯,督促自己安装一套密码管理器——这是我拖延了几年的一个项目。

不熟悉的重要任务,很多时候是具有学习曲线的,因此这类任务的完成时间是无法预测的。很多时候,这类任务执行起来感觉上会很笨拙,一点效率也没有,而这就是我们把这类任务搁置一旁的另一个微妙因素。对于这类任务,你可以采用“清理甲板”策略,给自己分配一整天的时间。就算是在看起来有些过度的时候,这个做法仍然很有效。

另外,别忘了照顾好自己,这点非常重要:你要尝试在每周的某一天安排固定时间,有需要的话,可以在这个时间段为自己安排预约。这样,你就能够尽早对健康问题进行检验。大多时候,这个时间段不会被使用,但还是要把它留着,以防有需要的时候用。

确认重要任务中最具影响力的元素

通常情况下,完成大型任务,是需要渐进式进步的。回到上面密码管理器的例子:我原来的目标是为我的所有在线账户设定新的、独特的强密码,但这不是绝对必要的。最合理的做法,就是从10到20个最有价值的账户做起。

如果你习惯上会设定过于崇高的目标,导致你最后把它拖延掉,那么可以试试这个做法:你在考虑设定某个目标的时候,同时考虑设定这个目标一半大小的版本。你要在原来的目标和一半大小的目标之间进行对比,问问自己哪一个目标比较好(比较实际)。

如果你的任务还是令你望而生畏的话,那就再进一步把它缩小,直到觉得可以做到为止。你的目标可能会变成原来目标的1/4或1/10大小,但是这个新目标将会比较容易实现——而且一旦开始执行任务,你即使完成了小目标也随时都可以继续做下去。

预见和管理焦虑情绪

很多时候,执行重要任务需要你去思考可能出的差错,而你也得容忍这些潜在问题所引发的焦虑情绪。比如:写遗嘱、检查硬块、为企业制定继任计划、真正去阅读保险单、制定危机管理计划。

即使是在任务不涉及考虑灾难的情况下,很多有可能在未来带来巨大回报的任务,都需要人们容忍焦虑情绪。重要但可能引起焦虑情绪的任务一般包括:交新朋友、第一次做某件具挑战性的事情、提出要求、进行尴尬对话、面对并改正错误、为时几个月的大型任务——这类任务必须一小块一小块地完成,而且你还要在项目的整个执行过程中容忍自信和自我怀疑的上下波动。

一般而言,如果要处理重要事项,你对负面情绪就要有良好的容忍能力。以我自己为例:如果要提升写作技能,我就要找一些比我更厉害的作家,阅读他们的作品,但这样做会引发嫉妒心和“人比人气死人”的思维。当某个活动引发负面情绪的时候,你要承认这些情绪,为这些情绪贴上标签;这是一个基本步骤,能够很有效地减轻这类情绪。

只要培养起良好的思维和情绪管理能力,你就能够走出心理舒适区,从而更能追求你的目标。

少花时间执行不重要的任务

不重要的任务有一个弊端,就是它们往往会占用太多时间。比如:你坐了下来对员工的报告进行校对,结果在不知不觉中花了一个小时把整篇报告重写了一遍。为了避免这类情况,你以后可以选择这样做:如果报告基本上可以接受,就限制自己只写下三条最重要的评语,要不然,就给自己设定写评语的时限。

另一个有帮助的做法,就是制定一些更快做出决策的策略。当你必须做出迫切的决定时,迅速地做决定,比起花更长时间做出完美的决定来得更好。

减少紧急但不重要的任务数

=现代人很容易陷入“忙着追牛、无暇建围栏”的陷阱。你最应该避免的情况,就是反反复复地解决同样的问题、给出同样的指示。为了化解花一整天“追牛”的局面,你可以使用这些方法:外包、自动化、批量处理小任务、消除任务、简化工作流程、为重复性任务创建模板。

你在某些情况下可以花些时间,一次性地设定一个能帮助你在未来节省时间的系统,比如:设置定期订单,定时购买办公用品,而不是等到用完的时候才一个个下单。

我在《The Healthy Mind Toolkit》中提到的一个具体策略,就是重新训练你生命中的“决策水蛭”(decision leeches)。所谓“决策水蛭”,就是那些把决策推给你的人。比如,你可能会要求另一个人做个决定,但是对方非但不做决定,反而给你发电子邮件,列出一些选项给你过目,把做决定的责任推回给你。应对方法是:不要自动回复对方,而是要求对方给出明确建议。

注意到什么方法能帮助你关注大局

当我们埋头工作的时候,我们很难有足够的脑力来关注大局。你要注意什么样的做法能自然地帮助你关注大局。对我来说,出差(尤其是独自乘搭飞机)能够帮助我。

从1万英尺的高空鸟瞰天下,还真的能帮助我看清自己的道路。电子表格也能帮助我关注大局。虽然我很讨厌记账和报税,但是做这些事能帮助我关注和优化我的整体情况。多多休息,能让你避免陷入花很多时间执行不重要的工作而浑然不觉的局面。


另一个能让我持续关注最重要目标的做法,就是大概每6个月与同事聚会一次。每逢聚会的时候,我们都会向彼此汇报目前的工作和目标。同样,在金钱问题上,我时不时会去阅读某些个人理财博客的文章,这样能帮助我继续向理财目标迈进。

追踪你使用了的时间,也会对你有所帮助,但缺点是:进行追踪,本身也是一项需要时间和意志力的活动。我会使用一些软件,轻松地追踪我在不同网站(包括Gmail)上所花费的时间,然后每周一次过目一下追踪报告。

能帮助你关注大局的事,就千万不要忽略。此外,在做完这些活动之后,你也要给自己一些时间,想一想自己要怎样把你的洞察转化为具体的计划和行动。

假如你无法优先处理重要事项、把紧急事项搁置一旁,那么你也不要太过苛求自己。这样的困难是几乎每个人都会遇到的,因为我们现代人面临诸多期限和决定,而且许多重要任务本来就会破坏情绪、耗费脑力。对于关注大局、停止自我陷害的课题,我已经写了好几本书,但是对我来说,这件事做起来也还是很难的。所以,只要能够至少50%的时间采取自己的建议,我就会觉得自己成功了。你也可以考虑采取这个合理的经验法则。

——END——

原文标题:How to Focus on What’s Important, Not Just What’s Urgent

原文链接:https://hbr.org/2018/07/how-to-focus-on-whats-important-not-just-whats-urgent

来源:译言网(yeeyan.org)

译者:搬那度

基于创作共同协议(BY-NC)在译言整合发布


来源:译言

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